Como a controladoria jurídica pode ajudar o nosso cliente?
Por Lara Brito Bitencourt.
É evidente que com a digitalização dos processos no âmbito jurídico, a rotina da advocacia teve que se moldar às atualizações e buscar métodos com a finalidade de simplificar, facilitar e otimizar o trabalho dos advogados. Diante disso, a controladoria jurídica torna-se fundamental para os escritórios de advocacia se adequarem com as novas tecnologias e terem maior destaque no mercado de trabalho. A partir do implemento da controladoria jurídica e das ferramentas digitais, a gestão dos escritórios de advocacia se tornou mais organizada e eficiente, tendo como grande foco: melhores resultados nas operações internas e no atendimento aos clientes.
Na prática, a controladoria jurídica funciona como um setor de controle e organização das atividades relacionadas ao escritório de advocacia que tem como função as seguintes atividades: acompanhamento processual; controle de prazos processuais; lançamento, solicitação e armazenamento de documentos; realização de protocolos; realização de relatórios internos; planejamento de fluxogramas processuais internos; emissão de custas; acompanhar a produtividade interna, dentre outras.
Vale salientar que tais atividades demandam tempo da equipe técnica e a delegação dessas tarefas à controladoria permite que eles foquem nas atividades intelectuais de produção de teses e peças processuais, enquanto à controladoria jurídica, foca na gestão do próprio escritório e nas atividades administrativas. Ora, ao permitir que controladoria jurídica tome o “papel técnico” do advogado estes ficam apenas focados nas questões estratégicas e tomadas de decisões da demanda e necessidade dos clientes.
Destaca-se que o responsável pelo setor da controladoria é o controller jurídico, gestor formado em direito, com inscrição ativa na OAB e com experiência na advocacia, o qual possui a função de facilitar o trabalho utilizando métodos, ferramentas e softwares com o intuito de otimizar as atividades jurídicas garantindo padrão de qualidade na execução das tarefas.
Além disso, o controller jurídico é responsável pela realização de relatórios internos com a descrição da produtividade da equipe do escritório de advocacia, monitorando os prazos e aprimorando os fluxos do escritório, a fim de evitar possíveis erros, perdas de prazo, bem como a ausência de contato com o cliente, garantindo, assim, a melhor qualidade de serviço prestado pelo escritório.
Diante do acima exposto é evidente que a controladoria jurídica se encarrega de atividades que, embora sejam indispensáveis, não necessariamente estão ligados ao ato de advogar. Tratam-se de atividades que, em que pese presentes na advocacia, são tarefas mais voltados à gestão, administração e organização do escritório, os quais influenciam em melhores resultados da atuação dos advogados otimizando o tempo e aplicando estratégias.
A otimização do tempo e a distribuição equitativa das tarefas é essencial para os escritórios, visto que o olhar cauteloso e a gestão do tempo de forma estratégica e inteligente são capazes de aumentar a eficiência do trabalho, bem como a produtividade, garantindo, assim, uma melhor qualidade nos serviços jurídicos.
Deve-se ratificar que a controladoria não está subordinada a nenhum outro setor do escritório, bem como não é um setor independente, ele funciona como setor organizacional e administrativo que auxilia todos os demais setores, otimizando o tempo, organizando as tarefas.
Com a finalidade de manter a organização no escritório de advocacia, a controladoria costuma adotar padrões nas atividades realizadas, bem como nos fluxos internos a fim de manter os demais advogados focados nas atividades intelectuais e auxiliando os demais setores do escritório, inclusive o administrativo e financeiro. Além disso, por ter uma visão ampla das atividades internas, monitorando a produtividade e realizando possíveis ajustes, o controller tem a capacidade de reconhecer eventuais erros, preveni-los e corrigi-los.
É importante frisar, também, que a controladoria jurídica implementa padrões de atendimento ao cliente, métodos de comunicação mais eficientes, bem como proteção de dados e informações. Este último é de suma importância, pois a controladoria jurídica recepciona, arquiva e manipula os documentos dos clientes, devendo estes serem assegurados, conforme Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Ante o exposto, a controladoria jurídica é um setor estratégico e técnico dos escritórios de advocacia que tem como finalidade gerir equipe e o próprio escritório, organizar e administrar processos, para assim, auferir maiores resultados, melhor qualidade e eficiência, vez que os funcionários se tornam ainda mais produtivos.
